Office Administrator (m/w/d)

München, Bayern, Germany
€40000 per annum
Permanent
Sector:
Business Services
Start Date:
June 26th, 2024
Job Ref:
BH-20064
Expiry Date:
July 26th, 2024
Contact:
Selin Ataseven
Phone Number:
here
Willst Du mit uns deine persönliche Erfolgsgeschichte starten? 

Wir sind Austin International, eine hochspezialisierte internationale Personalberatung mit Standorten in drei Ländern: England, Deutschland und USA. Mit unseren Brands Austin Fraser und Austin Vita sorgen wir seit fast 17 Jahren für großartige Karrieren sowohl bei uns im Unternehmen als auch bei unseren Kunden!

Austin Fraser / Austin Vita / Halian gehören zu den bekanntesten Personalvermittlungsagenturen in den Bereichen IT, Medizintechnik und Immobilien & Bauwesen und verfügen über Deutschland hinaus über Präsenzen im Nahen Osten und in weiteren Teilen Europas.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für 20 Stunden von Montag bis Freitag für unser Office in München einen

Office Administrator (m/w/d) 

Als Office Administrator bist du für die allgemeine Büroverwaltung und damit für effiziente Abläufe, eine reibungslose Kommunikation und weitere strategische und taktische Planungsaufgaben zuständig.

Die Rolle wird mit 40.000 € pro rata in Vollzeit vergütet.

Deine Aufgaben

  • Du koordinierst Büroaktivitäten und - vorgänge und arbeitest dabei eng mit internen Stakeholdern zusammen

  • Du bist für die Bearbeitung des Posteingangs und der damit einhergehenden Verantwortlichkeiten zuständig

  • Order Management: Du überwachst den Büromaterialbestand und gibst Bestellungen nach Bedarf auf (Obstkorb, Küchen-Toiletten Artikel, Getränkebestellung)

  • Office Management: Du bist die erste Ansprechperson für unseren Hausmeister und unsere Reinigungsfirma und stehst bei Fragen zur Verfügung. Du koordinierst die Zugänge zum Bürogebäude.

  • Du bist Sicherheitsbeauftragte

  • Planung und Organisation von Lunch- & Dinnerclubs  

  • Du übernimmst die Reiseplanung und buchst Hotels, Zugfahrten, Flüge, Mietautos für die Mitarbeiter

  • Du verwaltest relevante Verträge und kümmerst dich um die Firmenhandys

Du bringst mit


💬 Herausragende und fließende Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift 

👩‍🎓 Eine erfolgreich abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung, z.B. Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d) oder vergleichbar 

🤝 Idealerweise vorherige Berufserfahrung als Office Administrator, Büroassistenz oder vergleichbar

⭐️ Du bist versiert im Umgang mit Office-Anwendungen, insbesondere mit Excel und PowerPoint

💫 Du arbeitest gern im Team, hast eine schnelle Auffassungsgabe und eine strukturierte Arbeitsweise

💪 Zuverlässige, flexible und präzise Arbeitsweise und lebst eine 

🏋️‍♀️ Hands-On: Du liebst es proaktiv mit anzupacken und bist engagiert

🔎 Ausgeprägte Aufmerksamkeit für Details, Merkfähigkeit für Sachverhalte und Sinn für Dringlichkeit bei der Lösung von Problemen 


Was wir bieten:

🙌 Einzigartige Unternehmenskultur: flache Hierarchien und Weiterentwicklungsmöglichkeiten, sowie eine offene Fehler- und Feedback-Kultur

👋 Team: Ein Zusammenspiel aus Spaß und Teameffort, regelmäßige Teamevents, Lunch Clubs, Urlaub Incentives (z.B. Marbella)

🔑 Ausführliches Onboarding: mehrwöchige Einarbeitung mit kontinuierlichen Weiterentwicklungsmöglichkeiten und deine erfahrenen Teamkollegen stehen Dir zur Seite und unterstützen Dich bei allen Fragen

😎 Cooles Büro in zentraler Lage (Stachus), Ausstattung, die Dir ermöglicht sowohl im Büro als auch zu Hause deine Arbeit flexibel und sicher zu gestalten

🧗Employee Assistance Programme, zur Unterstützung von mentalem Wohlbefinden und Begleitung in allen Lebenslagen sowie Coaching zur Erreichung von Lebenszielen.

💎 Hybrides Arbeiten: flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Home Office

⭐️ Unbefristete Festanstellung


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